En este caso, una organización científica europea que celebra anualmente un congreso médico internacional de gran tamaño se vio obligada a trasladar la sede de su edición 2025 a otra ciudad europea, al resultar imposible mantener el evento en la ubicación inicialmente contratada para las fechas previstas. La prioridad era doble: garantizar la continuidad del congreso sin alterar el calendario ya comunicado al mercado y, al mismo tiempo, construir una base pericial sólida para acreditar los perjuicios y justificar que la decisión adoptada fue la más razonable para minimizar impactos, incluidos los reputacionales.
El componente reputacional era especialmente sensible. En un congreso internacional, un cambio de fechas suele interpretarse como inestabilidad organizativa y puede erosionar la confianza de asistentes, ponentes y patrocinadores. Por eso, el análisis no se limitó a “mover una sede”: se evaluó explícitamente que modificar fechas habría incrementado el riesgo de menor asistencia, mayores costes y perjuicio reputacional para la entidad organizadora, lo que hacía esa alternativa inviable frente a reubicar el evento manteniendo el calendario.
Nuestra metodología se apoyó en verificación documental y criterios periciales de independencia y trazabilidad: revisión del contrato original, análisis de alternativas reales de calendario y ubicación, y construcción de un razonamiento técnico que demostrara los esfuerzos de mitigación del daño y la lógica de la decisión final. El enfoque se planteó para ser defendible y comprensible en un entorno contencioso, partiendo de hechos verificables y documentación objetiva.
La conclusión estratégica fue que mantener fechas y trasladar sede era la opción que mejor protegía la reputación del evento. La sede finalmente elegida aportaba continuidad y confianza por haber acogido con éxito la edición anterior, ofrecía disponibilidad inmediata, capacidad adecuada y conectividad internacional, y —muy relevante— transmitía “seguridad reputacional” al reducir la percepción de improvisación o deterioro organizativo ante el ecosistema del congreso.
A partir de ahí, cuantificamos de forma estructurada el perjuicio económico asociado al traslado, con desglose y soporte documental, y lo conectamos con el impacto real en el mercado del congreso: la reducción de asistencia presencial y, por tanto, de ingresos. El análisis del lucro cesante se basó en la evolución histórica reciente y en una proyección prudente, explicando por qué la caída de inscripciones no se justificaba por factores externos, sino por el efecto disuasorio del nuevo destino frente a la alternativa inicialmente prevista.
El resultado fue un informe especialmente útil para sostener una posición fuerte, porque no solo cuantificaba daños con evidencia verificable, sino que también acreditaba que la organización actuó con diligencia, evaluó opciones y eligió la vía que minimizaba el daño reputacional y aseguraba la viabilidad del evento. En la práctica, esto convierte un problema potencialmente “narrativo” (reputación) en un argumento técnico defendible, apoyado en hechos, decisiones razonadas y mediciones consistentes.