Neste caso, uma organização científica europeia que realiza anualmente um congresso médico internacional de grande dimensão viu-se obrigada a transferir a sede da sua edição de 2025 para outra cidade europeia, uma vez que se tornou impossível manter o evento no local inicialmente contratado para as datas previstas. A prioridade era dupla: garantir a continuidade do congresso sem alterar o calendário já comunicado ao mercado e, ao mesmo tempo, construir uma base pericial sólida para acreditar os prejuízos e justificar que a decisão adotada foi a mais razoável para minimizar impactos, incluindo os reputacionais.

O componente reputacional era especialmente sensível. Num congresso internacional, uma mudança de datas costuma ser interpretada como instabilidade organizativa e pode prejudicar a confiança de participantes, oradores e patrocinadores. Por isso, a análise não se limitou a “mudar uma sede”: avaliou-se explicitamente que modificar datas teria aumentado o risco de menor participação, maiores custos e prejuízo reputacional para a entidade organizadora, o que tornava essa alternativa inviável face à realocação do evento, mantendo o calendário.

A nossa metodologia baseou-se na verificação documental e em critérios periciais de independência e rastreabilidade: revisão do contrato original, análise de alternativas reais de calendário e localização e construção de um raciocínio técnico que demonstrasse os esforços de mitigação de danos e a lógica da decisão final. A abordagem foi pensada para ser defensável e compreensível num ambiente contencioso, partindo de factos verificáveis e documentação objetiva.

A conclusão estratégica foi que manter as datas e transferir a sede era a opção que melhor protegia a reputação do evento. A sede finalmente escolhida proporcionava continuidade e confiança por ter acolhido com sucesso a edição anterior, oferecia disponibilidade imediata, capacidade adequada e conectividade internacional e —muito relevante— transmitia “segurança reputacional” ao reduzir a perceção de improvisação ou deterioração organizativa perante o ecossistema do congresso.

A partir daí, quantificámos de forma estruturada o prejuízo económico associado à transferência, com discriminação e suporte documental, e relacionámo-lo com o impacto real no mercado do congresso: a redução da participação presencial e, portanto, de receitas. A análise do lucro cessante baseou-se na evolução histórica recente e numa projeção prudente, explicando por que a queda de inscrições não se justificava por fatores externos, mas sim pelo efeito dissuasor do novo destino face à alternativa inicialmente prevista.

O resultado foi um relatório especialmente útil para sustentar uma posição forte, porque não só quantificava danos com evidências verificáveis, como também acreditava que a organização atuou com diligência, avaliou opções e escolheu a via que minimizava o dano reputacional e assegurava a viabilidade do evento. Na prática, isto converte um problema potencialmente “narrativo” (reputação) num argumento técnico defensável, apoiado em factos, decisões ponderadas e medições consistentes.